Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Prima-Pänz-Colonia e.V., Neue Sandkaul 25, 50859 Köln, E-Mail prima-paenz-colonia@web.de. Vertreten durch den Vorstand (siehe Impressum).

2. Kurz gesagt

• Die öffentlichen Seiten setzen keine Cookies und nutzen kein Tracking. Nur der interne Verwaltungsbereich des Vorstands verwendet nach der Anmeldung ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie.
• Es werden keine Schriften, Karten, Videos oder andere Inhalte von Drittanbietern geladen.
• Wir verarbeiten nur die Daten, die du uns über die Formulare gibst, und die technisch nötigen Zugriffsdaten.

3. Hosting und Zugriffsdaten

Die Seite läuft auf einem angemieteten Server der Hostinger International Ltd. Technisch betreut wird sie in unserem Auftrag von KobAI Solutions, Köln. Beide werden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig.

Beim Aufruf der Seite wird deine IP-Adresse verarbeitet, um die Seite auszuliefern und Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zugriffsprotokolle unserer Anwendung enthalten keine IP-Adressen. Um die Zahl der Formular-Absendungen zu begrenzen, speichern wir für höchstens eine Stunde einen nicht rückrechenbaren Kurzwert der IP-Adresse.

4. Kontaktformular

Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Thema und deine Nachricht, um dein Anliegen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei Fragen zur Mitgliedschaft lit. b). Die Anfrage wird in unserer Vereinsverwaltung gespeichert und sechs Monate nach Erledigung gelöscht.

5. Mitgliedsantrag und Mitgliedschaft

Für die Aufnahme und die Verwaltung der Mitgliedschaft verarbeiten wir Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, die Beitragshöhe und die Zahlungsweise sowie bei Lastschrift Kontoinhaber und IBAN (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Freiwillig sind Telefonnummer, Name und Gruppe deines Kindes und das voraussichtliche Ende der Kita-Zeit; diese Angaben nutzen wir nur, um Mitgliedschaft und Ansprechpartner zuzuordnen. Die Bankverbindung wird verschlüsselt gespeichert und nur zum Einzug des Beitrags an unsere Bank, die Sparkasse KölnBonn, übermittelt.

Wird ein Antrag nicht angenommen oder zurückgezogen, löschen wir die Daten nach drei Monaten. Nach dem Ende der Mitgliedschaft sperren wir die Stammdaten und löschen sie, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Unterlagen zu Beiträgen und Spenden müssen wir nach § 147 AO bis zu zehn Jahre aufbewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Spenden und Zuwendungsbestätigungen

Wenn du spendest, verarbeiten wir die Angaben aus der Überweisung. Für eine Zuwendungsbestätigung benötigen wir deinen Namen und deine Anschrift; ein Doppel bewahren wir nach § 50 EStDV zehn Jahre auf.

7. Einladungen und Newsletter per E-Mail

Die Einladung zur Mitgliederversammlung schicken wir per E-Mail, wenn du dem zugestimmt hast, sonst per Post oder Aushang. Den jährlichen Newsletter bekommst du nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Beides kannst du jederzeit formlos per E-Mail widerrufen. Der Versand erfolgt über das Vereinspostfach bei WEB.DE (1&1 Mail & Media GmbH).

8. Wer Zugriff hat

Zugriff auf die Vereinsverwaltung haben nur die dafür benannten Vorstandsmitglieder mit persönlichem Zugang. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur an unsere Bank für den Beitragseinzug, an das Finanzamt, soweit gesetzlich vorgeschrieben, und an die oben genannten technischen Dienstleister.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Schreib dazu formlos an die oben genannte Adresse. Außerdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

10. Pflicht zur Angabe

Ohne die als Pflichtfeld markierten Angaben können wir einen Mitgliedsantrag nicht bearbeiten. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

Stand: Oktober 2026